След като изберете „Стартирай търг“, ще видите списък с всички потребители на вашата компания. Имате два избора – Разрешен достъп за всички служители и Разрешен достъп за избрани служители. След избиране на втората опция, имате право да добавяте и премахвате конкрети служители към търга. Даден служител ще има достъп до търга в зависимост от това дали е включен в списъка с достъп за служители.
Следващата стъпка е IPS. Можете да изберете „Добави“ в началото на реда на IPS / IPS-ите, за които искате да стартирате търг. Изберете „Добави“ в началото на реда на IPS / IPS-ите, за които искате да стартирате търг.
Важно уточнение е, че IPS-и, съдържащи продукти от категория транспорт, ще трябва да преминат през конфигурация, преди да бъдат добавени към търга. Такава конфигурация включва дати на товарене и разтоварване, описание на товара и др.
Всеки IPS вариант, който желаете да закупите, се добавя към конкретна група в конкретен лист. В случай, че трябва да се създаде друг лист, натиснете знака „+“, въведете името на новия лист и натиснете „Запази“. За създаване на нова група натиснете „Добави група“. Имате опция да зададете персонални имена на листовете и групите във Вашия търг чрез натискане на молива. След като добавите IPS вариант, той ще се появи в съответните лист и група.
В тази стъпка „IPS“ ще видите също, че настройката на търга дава възможност за редактиране на полето „Количество“ и добавяне на „Максимална цена“. „Максимална цена“ определя максималната цена, която продавач може да подаде за даден IPS и при задаването и, продавачите технически нямат възможност да въведат по-голяма от нея. Можете също така лесно да премахнете всеки от избраните варианти чрез бутона „Премахни“.
Натиснете “Стъпка напред”, когато е добавен избраният IPS/IPS-и и е създадено необходимото количество листове и групи.
В следващата стъпка „Тип на търга“ трябва да се специфицира вида му, като опциите са Търг и Предтърг. Търг опцията се отнася за типичния обратен търг, в който продавачите имат възможността да дават неограничен брой оферти за IPS варианти в него, докато не изтече времетраенето му, определено от купувача. След стартиране на търга по него не могат да се правят промени, освен еднократна промяна на срокът му. Предтърга предоставя възможност за предварителни професионални дискусии между купувач и участващи продавачи относно провеждането на търга преди неговото стартиране с цел подобаващото му съставяне. В допълнение, Предтърга позволява промяна на първоначално зададените правила, добавяне или изтриване на IPS-и и документи, а след приключване на Предърга, всички подадени оферти стават неактивни, но видими като история за купувача в търга. Продавачите имат видимост само спрямо правилата за видимост. След избиране на типа търг, натиснете бутона “Стъпка Напред”.
В следващата стъпка “Правила” се определят всички настройки относно тип видимост на офериране, достъп до търг и други необходими правила, важни за бъдещата сделка.
Стартирайте с въвеждане на начален и краен час и дата на търга. Продължителността на търговете може да варира в зависимост от техния характер.
При ваше желание, настройте до 2 напомняния за поканените продавачи. Изберете колко време преди края на търга желаете да напомните на поканените участници за него, като попълните “Напомняния”.
Задайте “Промяна в край на търга”, ако не сте сигурни в датата и часа на приключването му. Това позволява на купувача еднократно да промени (напред във времето) датата и часа за край на търга по време на активен търг. След приклюването му, периодът на поръчка в дни се измества пропорционално.
Определете “Срок за Възлагане” в дни , за да е ясно в какъв период от време след изтичане на търга покупката ще бъде възложена на избран доставчик/доставчици. Когато този срок изтече и ако не сте избрали победител по търга, то той ще се анулира автоматично.
Продължете с въвеждане на “Период на Поръчка в дни”, комуникиращ в какъв срок от време ще се осъществи пускане на поръчка след нейното възлагане на доставчик. Когато този срок изтече и ако не сте направили поръчка по търга, то той ще се анулира автоматично.
Задайте период на “Удължаване” на търга, определящ колко време след неговия край продавачите ще имат възможност да продължат с подаването на оферти. Настройката за удължаване на времетраенето на търг е подходяща в случаите, когато продавачите продължават да подобряват своите оферти въз основа на наличие на нови конкурентни такива или участници, които дават оферта броени минути преди края на търга. Например, ако сте задали край на търга в 14:00 часа и сте посочили удължаване с 5 минути, тогава при подаване на оферта в 13:56 часа, търгът ще се удължи до 14:05. След 14 часа, или официалният час на приключване, ако има подаване на оферта в 14:02, търгът се удължава до 14:07. Удължаването на времетраенето на търг е свободноизбираема опция, не задължителна.
В случай, че сте избрали търгът да има удължаване, то задължително следва да въведете максимален брой оферти в удължаване за продавач. В случай, че сте задали брой оферти, продавачите ще бъдат лимитирани в броя оферти, които могат да подадат докато трае удължаването на търга.
Задайте “Тип на Достъп” на търга в зависимост той дай дали ще е с “Отворен”, “Затворен” или “Контролиран” достъп. Отвореният достъп позволява на всички продавачи, регистрирани в Auxionize, да участват с оферта по IPS вариант, докато “Затворен” достъп дава възможността само на поканени от купувача продавачи да вземат участие. “Контролиран” достъп позволява на поканени и непоканени продавачи да участват в търг с оферти, но те трябва да бъдат предварително одобрени за участие от самия създател на търга като пуснат заявка за одобрение.
Разделът “Брой печеливши” определя какъв ще е броят на продавачите, които ще бъдат възнаградени с изпълнение на определена част от тръжната поръчка. Тъй като един търг може да съдържа няколко на брой IPS-и и техните варианти, по преценка на купувача, цялата поръчка може да бъде разделена на няколко отделни части и разпределена между няколко продавачи за изпълнение. За да се осъществи възможно най-удобен и организиран изглед на поръчката за купувача, търгът може да бъде разделен на отделни листове с техни групи. Търгът може да има множество листове като най-високо ниво на класификация, като във всяка таблица купувачът може да създаде няколко групи, съдържащи различни варианти на IPS-и, част от IPS списъка му. Освен опцията “Един Победител” за търг, предоставяща цялата поръчка от търга на един изпълнител, има опции за възлагане на “Един Победител за Лист”, “Един Победител за Група”, „Един победител за продукт“ и “Много Победители”. Ако един купувач създаде няколко отделни листа в един търг, опцията “Един Победител за Лист” ще определи по един изпълнител на всеки лист, на който ще му бъде възложена поръчката на IPS вариантите, съдържащи се в него. Ако търгът съдържа два отделни листа и две отделни групи, създадени под всеки лист, опцията “Един Победител за Група” ще даде възможност за възлагане на поръчката за общо четирима продавачи, тъй като всяка група ще има свой победител. Опцията “Един Победител за Продукт” ще определи толкова победители, колкото IPS варианти се съдържат в търга. Последната опция за победителско възлагане се дефинира от “Много Победители”. Тази опция дава възможност на купувача да определи на какъв брой изпълнители ще бъде възложена поръчката. Например, ако търга е стартиран с участието само на един IPS и типа на възнаграждаване е определен на “Много Победители”, общото количество, съдържащо се в този IPS, може да бъде разпределено за възлагане на няколко печеливши изпълнители. Тази опция е валидна и за търгове, съставени от повече на брой IPS-и.
В полето “Описание” въведете цялата информация относно търга, която считате за ценна и необходима за споделяне с изпълнителите за тяхното по-ясно разбиране на относно търсените продукти и услуги.
“Поръчване на Етапи” позволява на купувача да избегне поръчването на цялото общо количество от покупката, определено в търга и да го раздели на няколко порции с конкретни суми за плащане и дати, на които тези суми ще бъдат дължими за плащане. Например, ако възложител награди продавач с покупка на 50 тона стомана, този купувач има опцията да раздели покупката на 5 равни поръчки от 10 тона стомана (или различни по размер отделни части) и да зададе фиксирани дати на плащане и поръчка на предопределените фракции. Важно е да се отбележи, че когато цяла покупка е разделена на няколко фракции, минималното количество на всяка фракция трябва да не е по-малко от определеното минимално количество, посочено в IPS вариантите.
Купувачът, настройващ търга, може да активира опцията “Показване на поле за въвеждане на гаранция от продавачите”, което ще изисква от всеки изпълнител да посочи гаранционния срок на предлаганите от него продукти, за да гарантира подмяна или ремонт в случай, че те се повредят.
Чрез активирането на опция “Показване на поле за въвеждане на срок на доставка от продавачите”, купувачът изисква от всеки продавач да въведе собствения период на доставка. Различните търговци предлагат различни срокове за доставка въз основа на срокове за производство и наличност на инвентар, както и отдалеченост на местоположение. Често, освен най-добра дадена цена, срока на доставка играе ключова роля за определяне на печеливши изпълнители.
При създаването на всеки търг трябва да има посочени франкировка и условия на плащане. Тези условия могат да бъдат конкретно пригодени за всеки търг, или вече зададени в самия IPS вариант. Ако изберете опцията, базирана на IPS-a, няма да е необходимо допълнително да въвеждате условия, тъй като те вече ще са включени в него. Ако желаете да въведете условия, специфични за търга, трябва да изберете опция “Базирано на Търга” като автоматично ще се активират няколко полета по-долу, където ще може да въведете предпочитан адрес за доставка, условия на доставка (франкировка), условия на плащане и валута.
Следва да се определи “Фина Настройка за Видимост на Оферти”. В падащото меню са налични четири опции за видимост на оферта – “Явно” (което означава, че всички участващи продавачи имат видимост към стойностите на всички подадени оферти, както и имената на подалите ги изпълнители); „Полу явно“ (което означава, че всички участващи продавачи могат да виждат само конкурентни цени, но без имена на компаниите); Тайно“ (участващите продавачи не могат да виждат нито размер на оферти, нито оферирали компании). Можете също да използвате опцията „Персонализиран“, която ви позволява да зададете персонализирана видимост на оферта не само за участващите продавачи, но и за различните роли служителите, част от компанията купувач.
След като приключите с настройване на опциите за видимост, натиснете „Стъпка напред“, където ще имате възможност да изберете кои продавачи да бъдат известени за Вашия търг след като го стартирате.
Следващата стъпка е „Контрол на достъп“, където можете да изберете предпочитани продавачи, които да бъдат известени за Вашия търг и да се включат в него. По-долу са изброени и обяснени опциите за покана на продавачи за участие.
В първата таблица ще видите всички продавачи, които системата препоръчва и добавя автоматично, за да бъдат известени за Вашия търг. Това е така, защото продукти от Вашия търг са налични в продуктовите списъци на тези участници или са се абонирали да получат известие за търг в дадена категория. Чрез червения Х в дясно, можете да премахнете определени продавачи, които не искате да известявате за търга си.
След като прегледате препоръчаните продавачи, от търсачката под тях можете да потърсите конкретни фирми и също да си добавите в списъка с продавачи, които ще бъдат известени за търга. За целта, трябва тези продавачи да са регистрирани в Auxionize. След като откриете търсената компания, добавете я чрез зеления плюс най-вдясно.
Следващата опция е „Добавете компании по имейл“. Тя дава на купувача свободата да кани участници по имейл, които не е задължително да бъдат регистрирани в Auxionize, но е известно, че оперират в индустрия, отговаряща на характеристиките на продуктите в IPS/IPS-ите.
Можете да добавите имейли от списък, като списъците се подготвят предварително в Настройки -> E-mail списъци. Там продавачите, които желаете да известите могат да бъдат разделени в списъци по индустрии или друг, удобен за Вас критерий.
Също така можете директно да впишете мейли на конкретни фирми, които желаете да поканите да се регистрират в Auxionize.
Покани за участие може да се изпращат и след стартиране на търг, т.е. по време на активен търг.
Имайте предвид, че въпреки че известията за търга могат да бъдат изпратени до компании, които не са регистрирани в Auxionize, тяхното участие във всеки търг, за който са поканени, изисква валидна регистрация в платформата.
В следващата стъпка „Документи“ добавете файла с общите условия, приложими за търга. Падащото меню Общи условия се състои само от документи, които се качват в меню Настройки -> Общи условия. В тази стъпка можете да изберете други документи от вече запазени файлове или да ги качите. Друга документация, ценна за завършването на търга, може да включва скици, планове и др. Добавянето Общи условия е задължително, само ако сте задали това като такова в меню Настройки -> Региони.
Натиснете „Стъпка напред“, за да стигнете до раздела, където купувачът може да въведе допълнителни важни бележки и описания относно търга.
Натиснете отново „Стъпка напред“, за да стигнете до последната фаза, където можете да видите предварителен преглед на търга. Натиснете „Старт“, когато сте готови да започнете търга си. При натискане на „Старт“, трябва да потвърдите стартирането на търга и да му зададете подходящо заглавие.
